Analisis Makalumat Serta Memo dan Surat

PENGENALAN

      Penganalisaan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut.

      Mesej-mesej ini selalunya pendek dan mudah, tetapi dalam sesetengah keadaan memerlukan penjelasan yang lebih terperinci. Apabila digunakan dengan baik, penggunaan memo, surat dan laporan boleh berkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat, dan kuat.

CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

      Terdapat 3 jenis analisis maklumat ;

1. Mengumpul dan Menyusun Maklumat

  a) Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi.

  b) Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah ditetapkan.

  c) Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien berdasarkan kehendak organisasi

  d) Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun, dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.

  e) Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan kehendak organisasi.

2. Menyelidik dan Menganalisa Maklumat

 a) Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi.

 b) Data Kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.

 c) Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien.

 d) Kaedah penganalisaan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan kajian

 e) Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten dengan objektif kajian.

 f) Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan.

3. Membentangkan maklumat

 a) cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai

 b) Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi

 c) hasil Kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

 d) maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.

JENIS-JENIS MAKLUMAT

      Dalam banyak organisasi, terdapat pelbagai bentuk maklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atau ribuan pekerja, pelanggan dan pemegang saham. Jadi potensi untuk mewujudkan kesan positif ditengelami oleh risiko niat jahat melalui arahan yang kurang jelas atau nada yang kurang sopan. Sebelum kita boleh menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza.

1 - Memorandum

      -Ditulis oleh seseorang individu kepada individu yang lain, satu jabatan kepada satu jabatan yang lain, atau seorang individu kepada kakitangan diperingkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi.

      -Mempunyai Kepala Memo, Kepada, Daripada,Tarikh, Perkara, Isi, dan Tandatangan.

2- Surat-Menyurat

      Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk atau pun kenyataan.

      -Bahagian Utama Surat :     

  a) Kepala Surat - mempunyai Nama organisasi, Alamat Penuh Organisasi, Nombor untuk dihubungi

  b) Alamat Pengirim

  c) Rujukan

  d) Tarikh

  e) Alamat Penerima

  f) Baris 'Untuk Perhatian' (Attention Line)

  g) Salutasi

  h) Baris 'Perkara'

  i) Tandatangan, nama dan jawatan

- Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang baik melibatkan

   a) Menulis dengan tepat dan betul

   b) Menulis dengan secara ringkas dan tepat

   c) Menulis dengan jelas

   d) Menulis dengan sopan

   e) Menulis dengan Konsisten

3. Laporan

o   Laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa adalah amat berharga ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan.