APA ITU SOP?
SOP adalah suatu set arahan (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Untuk siapa SOP dibuat?
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini boleh bermakna para pekerja pengeluaran, depan, office boy, supir, kakitangan pentadbiran di pejabat, kilang atau gudang, penyelia dan pengurus.
SOP akan berbeza untuk kerja-kerja yang dilakukan sendirian, untuk kerja-kerja yang dilakukan secara pasukan, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.
Kapan menyusun SOP?
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan semakan selepas 1-2 bulan percubaan.
Lakukan semakan jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeza, dan / atau apa-apa jua yang mempengaruhi persekitaran kerja.
Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan pembaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
Tidak ada peraturan yang menghadkan panjang pendeknya SOP, kerana SOP digunakan oleh pelbagai macam orang untuk tujuan yang berbeza namun tetap harus lengkap dan tepat.
Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang boleh dibahagikan menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang membuat SOP?
Sebaik-baiknya, SOP disusun oleh 1 pasukan yang terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Keuntungan adanya SOP:
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja kerana tahu apa yang perlu dicapai dalam setiap pekerjaan.
SOP boleh digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur prestasi pekerja.
Sistem, Prosedur & Langkah
Sistem yang ada dalam setiap syarikat adalah sistem pemasaran, sistem pengeluaran, sistem kewangan dan sistem pembangunan SDM. Kejayaan suatu syarikat dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini boleh berjalan dan bekerja sama
Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem pengeluaran terdiri atas prosedur perancangan pengeluaran, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan pengeluaran, prosedur pengawasan pengeluaran, prosedur penyerahan hasil pengeluaran, dan prosedur pembuatan laporan pengeluaran
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeza jika prosedur tidak diseragamkan.
Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SOP
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mula menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip "Lakukan apa yang akan anda ceritakan, kemudian ceritakan"
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat senarai topik yang perlu dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Mulakan dengan kata kerja dan elakkan kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Pembetulan draf selepas 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan anda sendiri ketika membuat SOP. Jika anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasai oleh pembaca
Tips Penulisan SOP
Komplit: semua maklumat penting yang digunakan untuk menjalankan aktiviti-aktiviti
Objektif: mengandungi fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukkan aliran dan urutan langkah untuk menjalankan aktiviti-aktiviti
Jelas dan ringkas: elakkan kalimat yang panjang
Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau lap dengan kain tebal jika ada bahagian yang basah
Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran
b. Gunakan tuala tebal untuk mengeringkan bahagian yang basah
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil pengeluaran
Jelas:
Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil pengeluaran
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan anda membersihkan bak tinta dari semua dakwat yang pernah digunakan sebelum anda menyimpan dakwat lain yang berlainan warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi dakwat warna lain
Tahap Maklumat
Prosedur harus mengandungi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Kehilangan salah satu langkah penting akan menyebabkan berlakunya perubahan dalam menjalankan prosedur
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian terperinci supaya semua soalan pekerja boleh terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh kerana itu pembuat SOP tidak perlu berusaha menjawab semua soalan yang mungkin akan muncul
Perhatikan bahawa kelemahan format flowchart adalah hanya boleh digunakan untuk SOP yang sederhana (tidak terperinci). Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat terperinci / kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk difahami
Format SOP
Nama dan logo syarikat
Laman
Tajuk
Kod pengenalan dan kawalan dokumen
Tujuan
Lingkup
Penanggung jawab
Prosedur
Pengiraan / pengendalian data / dokumen yang diperlukan
Pengendalian masalah
Jika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih terperinci.
Kapan Perlu Working Instruction?
Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeza
Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten
Ringkasan
Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk menyeragamkan pelaksanaan suatu kegiatan.
SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, objektif dan koheren.
Prosedur harus mengandungi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian terperinci supaya semua soalan pekerja boleh terjawab
