PENGENALAN
Penganalisaan
maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang
boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam
bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut.
Mesej-mesej
ini selalunya pendek dan mudah, tetapi dalam sesetengah keadaan memerlukan
penjelasan yang lebih terperinci. Apabila digunakan dengan baik, penggunaan
memo, surat dan laporan boleh berkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat,
dan kuat.
CIRI-CIRI
ANALISIS MAKLUMAT
Terdapat
3 jenis analisis maklumat ;
1. Mengumpul dan Menyusun
Maklumat
a) Maklumat dikumpul dan disusun dalam format
yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak
organisasi.
b) Maklumat yang disimpan oleh sesebuah
organisasi boleh diakses dan ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan
kehendak organisasi yang telah ditetapkan.
c) Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh
dipercayai dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien berdasarkan kehendak
organisasi
d) Teknologi perniagaan digunakan untuk
mengakses, menyusun, dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.
e) Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga
dan disimpan berdasarkan kehendak organisasi.
2. Menyelidik dan Menganalisa
Maklumat
a) Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan
konsisten mengikut kehendak organisasi.
b) Data Kajian yang digunakan adalah sah dan
relevan bagi tujuan penyelidikan.
c) Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan
kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien.
d) Kaedah penganalisaan data boleh dipercayai
dan sesuai dengan tujuan kajian
e) Andaian yang digunakan dalam analisis
adalah jelas, wajar dan konsisten dengan objektif kajian.
f) Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang
kepada pencapaian objektif perniagaan.
3. Membentangkan maklumat
a) cadangan dan isu-isu yang dibentangkan
dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan
yang sesuai
b) Struktur dan format laporan yang jelas dan
bersesuaian dengan kehendak organisasi
c) hasil Kajian dilaporkan dan diagihkan
mengikut keperluan organisasi
d) maklum balas dan komen tentang kesesuaian
dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.
JENIS-JENIS
MAKLUMAT
Dalam
banyak organisasi, terdapat pelbagai bentuk maklumat seperti memo, surat dan
laporan yang akan dihantar ke ratusan atau ribuan pekerja, pelanggan dan
pemegang saham. Jadi potensi untuk mewujudkan kesan positif ditengelami oleh
risiko niat jahat melalui arahan yang kurang jelas atau nada yang kurang sopan.
Sebelum kita boleh menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis
maklumat yang berbeza.
1 - Memorandum
-Ditulis
oleh seseorang individu kepada individu yang lain, satu jabatan kepada satu jabatan
yang lain, atau seorang individu kepada kakitangan diperingkat yang berbeza
dalam sesebuah organisasi.
-Mempunyai
Kepala Memo, Kepada, Daripada,Tarikh, Perkara, Isi, dan Tandatangan.
2- Surat-Menyurat
Kebanyakan
surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai
produk atau pun kenyataan.
-Bahagian
Utama Surat :
a) Kepala Surat - mempunyai Nama organisasi,
Alamat Penuh Organisasi, Nombor untuk dihubungi
b) Alamat Pengirim
c) Rujukan
d) Tarikh
e) Alamat Penerima
f)
Baris 'Untuk Perhatian' (Attention Line)
g) Salutasi
h) Baris 'Perkara'
i) Tandatangan, nama dan jawatan
-
Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang baik melibatkan
a) Menulis dengan tepat dan betul
b) Menulis dengan secara ringkas dan tepat
c) Menulis dengan jelas
d) Menulis dengan sopan
e) Menulis dengan Konsisten
3. Laporan
o
Laporan
adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa adalah amat
berharga ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan
menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan.
