Strategi penyelesaian masalah

PENGENALAN

      Setiap masa dan setiap harikita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan tidak kira dimana kita berada. Walau bagaimanapun, penyelasaian masalah merupakan satu seni kerana tiada satu pendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah. Pada asasnya seseorang perlu menerokai pelbagai cara dalam

KENAL PASTI MASALAH

          Menyatakan masalah tersebut

          Mengambil masa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan

          Pertimbangkan persoalan dibawah :

a.     ü  Apakah permasalahannya

b.     ü  Adakah ia masalah saya?

c.     ü  Adakah saya mampu menyelesaikannya? Adakah berbaloi untuk masalah yang lebih besar?

d.     ü  Adakah ia memmerlukan penyelesaian yang segera, atau ia bolhe tunggu?

e.     ü  Adakah ia boleh selesai dengan sendiri?

f.        ü  Adakah berisiko sekiranya saya mengabaikannya?

g.     ü  Apakah syarat-syarat yang perlu dipenuhi dalam menyelesaikan masalah?

h.     ü  Adakah penyelesaian tersebut akan memberi kesan ke atas sesuatu yang perlu dikekalkan

  MENGANALISIS SEBAB-SEBAB

          Penyebab kepada permasalahan sepatutnya menjurus kepada penyelesainya

          Pertimbangkan persoalan dibawah :

a.     ü  Apakah sebab atau sebab-sebab kepada permasalahan tersebut?

MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

o   Perlu lebih maklumat

o   Penyelesaian yang baru

o   Bolhe digabungkan atau dibuang

o   Akan bertemu sesuatu yang berlawanan

o   Kelihatan seperti mambaeri harapan atau mengujakan

MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

o   Pertimbangkan personalan dibawah :

b.     ü  Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti

c.     ü  Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikan kepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan atau jabatan?

d.     ü  Adakah maklumat yang diperlukan bolhe didapati dalam membuat keputusan memilih penyelesaian alternative yang terbaik?

e.     Membina perancang untuk pelaksanaan :

f.        ü  Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

g.     ü  Mengenalpasti sumber/ peruntukan

h.     ü  Jangkamasa pelaksanaan

MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

o   Menilai kesan penyelesainnya

o   Mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian itu dapat dilaksanakan

o   Kesan berterusan perlu dinilaikan

menyusun dan mengekalkan tempat kerja sendiri

PENTAKSIRAN ERGONOMIK

Memastikan persekitaran pejabat dan perabot saman asas keperluan asas pekerja adalah asas amalan ergonomik. Stesen kerja ergonomik miski boleh membawa kepada aduan rangka otot dari belakang ‘klasik’ dan sakit leher. Ia sebenarnya adalah akta (OSHA) keperluan Akta Keselamatan dan Kesihatan pkerjaan yang semua kerja adalah ‘risiko’ yang dinilai dan penyelesaian ergonomik  yang betul disediakan kepada individu.

SENARAI ERGONOMIK- TEMPAT KERJA KERPLUAN FIZIKAL

      Adakah ruang kerja mencukupi?

      Adakah kedudukan peralatan, kawalan dan bangku kerja membolehkan postur yang memuaskan dan kawala yang betul dengan tangan dan kaki?

      Adakah pekerja perlu berdiri untuk semua atau kebanyakan masa alternatif, mesti dia tetap duduk untuk semua masa?

      Adakagh peruntukan bagi pekerja untuk duduk yang mencukupi berhubung dengan tugas?

      Adakah ketinggian meja kerja memuaskan berhubung dengan kedudukan dan jarak penglihatan, jika kedudukan tidak memuaskan adakah ia disebabkan oleh pembinaan mesin, bangku kerja, kawala atau instrumen mudah alih?

      Adakah permukaan bangku kerja yang memuaskan berkenaan dengan kekerasan, kelancaran, warna, dan cerun?

      Sejauj mana kaki kawalan diperlukan?

      Adakah pedal memuaskan  berkenaan dengan kedudukan saiz, dan elaun khas dibuat jika terdapat lebih daripada dua untuk duduk postur atau apa-apa yang digunakan untuk jangka masa yang penting  untuk berdiri postur?

ORGANISASI KERJA- SENARAI SEMAK

      Adakah kerja yang ditubuhkan pada perubahan, jika jadi apa sistem digunakan?

      Apakh waktu sebenar kerja?

      Apakah lebih masa purata?

      Apakah makan formal dan kadar minuman disediakan yang meraka anjurkan berkesan?

      Adakah tugas yang serba? Adakah pacing yang perlu dan / atau berkesan?

BEBAN ALAM-SENARAI SEMAK

      Adakah mana-mana undang-udang yang membuat keadaan tertekan?

      Adakah anda suhu udara, kelembapan, sinran dan pegerakan udara

      Apakah tahap bunyi mengganggu prestasi

SENARAI SEMAK PENYELANGARAAN

1.      Enijin bot

      Bersihkan/perubahan enjin penapis udara

      Perubahan enjin dan transmisi minyak dan penapis

      Menukar enjin dan badan zink

      Semak galas pedang pendek aci kipas

      Semak  kipas bagi kerosakan

      Semak hjos air enjin danpengapit

      Ujian gear elektronik

      Ujian kerekan sauh, tanduk dan pencari

KAWALAN

      Memeriksa gear stereng pelincir

      Periksa paras cecair hidraulik dan tekanan

      Semak galas kemudi

PEMBELAJARAN PENGALAMAN

      Kami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi akhirnya belajar dengan melakukan.

      David Kolb menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah:-

a.     Memerhati

b.     Pemikiran

c.     Perasaan’

d.     Melakukan otot

      Hands on

      Minds on

      Authentik

PERALATAN KESEDARAN

      Pengenalan alat-alat yang rosak dan peralatan termasuk:-

a.     Kerosakan

b.     Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselamatan

c.     Bunyi luar biasa

d.     Kerosakan pada pekerjaan

STANDARD DAN PANDUAN MENGURUS

      Kesedaran pelbagai perlatan perlindungan pribadi (PPE) termasuk:

a.     Kasut

b.     Sarung tangan

c.     Pakain perlindungan

d.     Alat pernafasan

e.     Topeng muka

f.        Perlindungan pendenganran

g.     Perlindungan mata

keperluan latihan personel

PENGENALAN

• Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi. Tujua latihan adalah untuk meningkatkan kebekesanan individu supaya mereka boleh menyumbang kepada daya saing organisasi. Oleh itu, matlamat latihan adalah untuk memberi manfaat kepada individu dan perniagaan. Ini dicapai dengan Mengenal pasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam sistem pengurusan latihan yang sesuai di mana seluruh arahan latihan yang diprogramkan dibina.

JENIS-JENIS LATIHAN

1. Latihan Dalaman

• - Dijalankan adalah berbeza bagi pekerja-pekerja baru, pengurus kumpulan latihan dan eksekutif, untuk meningkatkan prestasi kerja mereka atau persediaan bagi mereka untuk kenaikan pangkat.

2. Latihan Formal

• - Merujuk kepada salah satu aktiviti-aktivit yang direka bentuk dalam pelan latihan sesebuah organisasi.

3. Latihan Tidak Formal

• - Merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap penyelia individu yang dianggap wajar dan perlu.

4. Latihan Awal

• - Merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja baru dalam mengendalikan tugas pertamanya. Tujuan latihan permulaan adalah untuk membuat pekerja baru menjadi produktif secepat mungkin.

5. Latihan Orientasi

• - Latihan Orientasi adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentang organisasi itu. Ia mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi, pengasas dan penganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dan kawasan-kawasan utama mereka dipertanggungjawabkan dan carta organisasi. Orientasi biasanya adalah untuk semua pekerja baru.

6. Latihan Semula

• - Apabila seseorang membuat banyak kesilapan di tempat kerja atau tidak tahu rutin tugasan yang diberikan, latihan semula mungkin diperlukan.
• - Proses melatih semula pekerja dalam kemahiran yang dia perlu belajar dalam latihan awal.

7. Latihan Kenaikan Pangkat

• - Apabila pekerja bersedia untuk maju dari satu tugasan kepada tugasan yang lain, dia mungkin perlu mendapatkan kemahiran atau pegetahuan untuk melaksanakan tugas baru. Latihan seperti ini diperlukan dalam latihan kenaikan pangkat.
• - Latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidang tugas yang bakal dipertanggungjawabkan ke atas pekerja tersebut. Biasanya penyelia membangunkan program latihan yang khusus untuk memenuhi keperluan personel yang bakal dinaikkan pangkat.

8. Latihan Berterusan

• - Tujuannya adalah untuk memastikan kakitangan sentiasa maklum tentang apa-apa perubahan dalam persekitaran kerja, melanjutkan latihan mereka untuk memasukkan maklumat kerja yang lebih maju atau untuk memperbaiki sikap mereka terhadap rakan sekerja, penyelia dan pelanggan.;

MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL

• Keputusan latihan adalah sukar untuk diukur. Salah satu sebabnya ialah jurulatih sering gagal untuk menetapkan matlamat tertentu. Masalh ini boleh diatasi ddengan menggunakan pendekatan sistem untuk latihan, iaitu dengan berhati-hati merancang setiap langkah dengan lebih teliti. Pendekatan sistem Membantu membuat matlamat lebih jelas dan boleh diukur. Ia berdasarkan penggunaan analisis pekerjaan, objektif tingkah laku dan penilaian.

A) Penggunaan Analisis Pekerjaan

• -Pendekatan sistem untuk latihan adalah menetukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu. Jurulatih perlu tahu ciri-ciri dan keperluan kerja itu. Analisis kerja memberikan maklumat kepada jurulatih dan seterusnya menjadi asas bagi menentukan keperluan latihan.

MENETAPKAN MATALAMAT DAN OBJEKTIF DALAM PEKERJAAN

DEFINISI MATLAMAT

Matlamat ialalah keadaan dimana sesuatu perancangan perlu dicapai. Ia juga merujuk kepada hasil yang dicapai apabila sesuatu perlakuan dapat diseleasaikan.

MENETAPKAN MATLAMAT YANG BERKESAN

Garis panduan berikut bersesuian dengan menetapkan matlamat  yang efektif:

a)     Pernyataan positif: naytakan matlamat anda secara positif

b)     Memastikan ketepatan: sesuatu pencapaian akan boleh diukur

c)     Menetapkan keutamaan: tetapkan kepada setiap matlamat anda

d)     Mencatat matlamat untuk mengelakkan kekeliruan dan memerikan mereka keutamaan yang lebih

e)     Memasstikan jumlah mtalamat operasi adalah kecil

MENETAPKAN PRESTASI, BUKANNYA HASIL MATLAMAT

Jika anda menyandarkan matlamat anda kepada prestasi atau kemahiran atau pengetahuan sendiri, anda boleh mengawakl pencapaian matlamat anda dan berpuas hati. Sebagai contoh, anda mungkin mencapai masa pribadi terbaik dalam perlumbaan, tetapi masih boleh hilang kelayakan disebabkan keputusan sistem penghakiman yang lemah. Jika anda telah menetapkan matlamat untuk berada di tiga tempat teratas, maka ia akan menjadi kekalahan. Jika anda menetapkan matlamat prestasi anda untuk mencapai masa yang tertentu, maka anda akan mencapai matlamat dan boleh berpuas hati dan menjadi lebih yakin diri hasil dari pencapain tersebut.

MENETAPKAN MATLAMAT KHUSUS

Menetapkan matlamat tertentu yang boleh diukur. Jika anda mencapai semua syarat-syarat matlamat tersebut, maka anda boleh berasa yakin dan selesa dengan pencapain tersebut.

MENETAPKAN MATLAMAT YANG REALISTIK

Penetapan matlamat yang tidak realistik mungkin berlaku atas sebab-sebab berikut:

a)     Orang lain

b)     Maklumat tidak mencukupi

c)     Sentiasa mengharapkan prestasi terbaik

d)     Kurang rasa hormat terhadap diri sendiri

MENETAPKAN MATLAMAT TERLALU RENDAH

a)     Perasaan takut atau kegagalan

b)     Mengambil jalan mudah

MENETAPKAN MATLAMAT DI TAHAP YANG BETUL

Anda perlu mendapatkan yang boleh dicapai. Tidak ada sesiapa akan berusaha gigih untuk mencapai sesuatu yang tidak realistik. Walau bagaimanapun, kita perlu sedar bahawa tanggapan sesuatu matlamat itu tidak realistik adalah tidak betul. Kerpcayaan tersebut boleh diubah dengan pengubaan gambaran yang berkesan.

DEFINISI OBJEKTIF

Objektif adalah satu kenyataan tentang apa yang akan dilakukan dan perlu dinyatakan dari segi keputusan. Bantuan mnemonik untuk menulis objektif adalah SMART ( specific, measurable, attainable, result-oriented, time-limited

MENGURUS AKTIVITI KERJA

MEMAHAMI SKOP KERJA

• Perkara pertama yang jarus dilakukan adalah mengenalpasti tugasan yang akan dilakukan, kerja-kerja dan tanggungjawab yang diberikan. Tajuk kerja mestilah menunjukkan dengan jelas fungsi sesuatu tugasan yang akan dilaksanakan. Matlamat kerja perlu menerangkan tugasan secara menyeluruh dengan jelas. Ia akan menunujukkan perbezaan yang jelas satu tugasan yang diberikan serta sumbangan  yang diberikan dalam mencapai objektif organisasi dan fungsi murid dalam tugasan yang diberikan atau dalam sesebuagh unit yang diwakili.

MENGENALPASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

• ·         Pecahkan setiap maklumat kepada aktiviti-aktiviti.
• ·         kenalpasti langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat-matlamat tersebut.
• ·         Kenalpasti syarat-syarat dan sumber-sumber berkaitan yang diperlukan untuk setiap langkah kerja.
• ·         Mengenalpasti sumber yang diperlukan adalah sangat penting sekrantya kerjasama atau bantuan daripada pihak lain diperlukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.
• ·         Komponen kognitif adalah sikap yang merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan maklumat yang ada pada seorang individu .
• ·         Komponen afektif pula adalah sikap yang melibatkan emosi atau poerasaan.
• ·         Komponen tingkah laku pula merujuk kepada keinginan untuk berkelakuan dalam cara tertentu  terhadap seseorang atau sesuatu.

MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

• Apabila diteliti sebuah organisasi dan bagaimana ia beroperasi, dapat dilihat ia merangkumi ribuan tugasan. Tugasan-tugasan ini kemudiannya digabung menjadi kerja-kerja yang lebih besar.

     i.        Perluasan kerja ( job enlargement)

• Perancangan kerja menjurus kepada menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus. Namun, kerja-kerja yang sangat fokus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebih besar untuk memotivasikan pekerja.

    ii.        Pengayaan pekerjaan ( job enrichment)

• Pendekatan lain dalam mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melalui peluasan kerja secara vertikal iaitu dengan menambah tanggungjawab untuk merancang dan mentaksir.

   iii.        Model ciri-ciri kerja ( job characteristics model)

a)    Kepelbagaian kemahiran

b)    Pengenalan tugasan

c)    Signifikan tugasan

d)    Autonnomi

e)    Maklum balas

MENETAPKAN KEUTAMAKAN KERJA

i.             Melakukan apa yang anda minat

ii.            Tumpuan kepada kekuatan diri

iii.           Memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan :-

·         Apakah halatuju perkejaan tersebut?

·         Apakah ukuran sebuah kejayaan?

·         Apakah pencapaian yang luarbiasa?

·         Apakah keutamaan dan had waktu

·         Apakah sumber-sumber yang tersedia?

·         Apakah kos yang diperuntukkan?

·         Bagaimana ini boleh dikaitkandengan individu lain?

·         Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?

TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

·         Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil

·         Tentukan keutamaan anda

TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN

i.             Bertanggungjawab

·         Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yang diberikan

·         Mengetahui hadnya

·         Mengetahui objektif dan matlamat organisasi

·         Menghormati dan mematuhi ketua

·         Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan

·         Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi

ii.            Akauntabiliti

·         Seseorang yang mempunyai akauntabiliti atau jawatan yang dipertanggungjawabkan ke atas sesuatu tugasan perlu bertanggungjawab dalam memastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa yang ditetapkan.

·         Mengaku apabila melakuka kesilapan

·         Membetulkan kesilapan

·         Terima cadangan daripada penyelia untuk menigkatkan cara bekerja

·         Menyelesaikan masalah atau mendapatkan bantuan untuk  menyelesaikan masalah

·         Mendapatkan maklumat tambahan apabila diperlukan

·         Membuat penilaian keatas kualiti kerja yang telah dilaksanakan